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Nouveauté : identifiez plus facilement vos matériels sur les cartes avec les icônes personnalisées

ShareMat vous permet désormais d’associer des icônes à vos catégories de matériel pour identifier plus facilement vos matériels sur la carte.

Mes catégories

Le choix de l’icône se fait par catégorie, selon un principe d’héritage.

  • Un matériel prendra l’icône de sa catégorie si une icône a été associée à cette catégorie,
  • A défaut, c’est l’icône de la catégorie parente qui sera prise en compte.

 

Mise en place des icônes de catégorie 

1. Accéder à la page de gestion des catégories de votre organisation (rôle administrateur requis) puis modifier la catégorie çà laquelle vous souhaitez associer une icône,

Liste des catégories

2. Sur la page d’édition de la catégorie :

  • Choisir l’icône à associer à la catégorie parmi la liste,
  • Sélectionner la couleur de l’icône,
  • Valider,
Selection de l'icône de catégorie

Vous pouvez répéter l’opération sur toutes vos catégories, ou simplement sur les catégories de premier niveau.

Les matériels rattachés aux sous-catégorie prendront automatiquement l’icône de la catégorie parente.

Suivi de l’avancement, alertes, personnalisation : découvrez le nouveau module Contrats

Un pilotage rigoureux des contrats est source d’économie importante dans la gestion d’un parc matériels.

Notre nouveau module « Contrats » est dédié à cette optimisation.

Suivi de contrats

Il vous permet  notamment :

  • De gérer vos propres types de contrats, et définir les informations que vous souhaitez gérer (période, limite d’utilisation, contacts, prix…),
  • De piloter vos contrats de manière centralisée depuis la page « Suivi des contrats »,
  • De définir des alertes de fin de contrats, basée sur leur date de fin ou leur limite d’utilisation (kilométrage ou heures d’utilisation).

_________

L’article qui suit vous permet notamment d’en savoir plus sur :

1. Comment créer et personnaliser les types de contrats de son organisation,

2. Comment créer des contrats ?

3. Présentation du pilotage des contrats depuis la page « Suivi des contrats »

4. Comment créer des alertes de fin de contrats

 

 

 

1. Gérer et personnaliser les types de contrats de son organisation

Les administrateurs peuvent accéder aux types de contrats de leur organisation depuis la page Organisation > Gestion des contrats .

Mes types de contrats
1.1 Créer ou modifier un type de contrat

Quand vous modifiez un type de contrat existant ou en créez un nouveau, vous pouvez :

  • Sélectionner les champs que vous souhaitez utiliser,
  • Définir pour chacun si leur saisie sera obligatoire ou facultative par vos utlisateurs lors de la création d’un contrat.

Les modifications effectuées sur un type de contrat affectent l’ensemble des contrats de ce type. Si vous retirez un champs sur un type de contrat, les données renseignées pour ce dernier seront perdues.

Edition d'un type de contrat
1.2 Champs disponibles sur les types de contrats

De nombreux champs sont disponibles pour personnaliser vos types de contrats, notamment :

  • Numéro de contrat,
  • Organisation partenaire (cliente ou fournisseur),
  • Documents (possibilité d’ajouter plusieurs documents sur de contrat),
  • Période,
  • Limited ‘utilisation en heures ou kilomètres (cas d’une LLD par exemple),
  • Visibilité, pour définir si type contrat sera visible des organisations avec lesquelles vous partagez cette fiche matériel,
  • Contact (utilisateur de votre organisation),
2. Créer ou modifier des contrats

La création d’un nouveau contrat est possible :

  • Depuis l’onglet « Contrat » de la fiche matériel,
  • Directement à partir du menu « + » dans la navigation en haut de page, qui donne accès au bouton « Ajouter un contrat« .
Nouveau contrat

Après avoir sélectionné le matériel et le type de contrat, renseignez les différents champs optionnels ou obligatoires, puis validez sa saisie.

Il est possible d’éditer un contrat existant à partir de la liste des contrats d’un matériel.

3. Consultez et pilotez vos contrats

Les contrats sont accessibles depuis :

3.1 Onglet « Contrats » de la fiche matériel

Sur chaque fiche matériel, l’onglet « Contrats » affiche la liste des contrats du matériel.

Par défaut, seuls les contrats « non archivés » sont affichés, mais les contrats que vous avez archivés restent accessibles sans limite de durée en retirant ce filtre.

Contrats du matériel
3.2 Page « Suivi des contrats »

La page « Suivi des contrats » est accessible depuis l’élément de menu « Contrats » sur la gauche de la page.

Suivi contrats

Elle présente tous les contrats non archivés que vous avez « le droit » de voir.

Il s’agit des contrats :

  • Rattachés aux matériels de votre propre organisation sur lequels vous avez une visibilité,
  • Rattachés à des matériels partagés par des organisations partenaires, si le contrat a été défini comme « partagé.
  • Non archivés. Si un contrat a été archivé, il reste accessible, mais uniquement sur la page de liste des contrats du matériel.

De nombreux filtres sur les contrats et matériels sont disponibles sur cette page.

Vous pouvez également vous créer des vues personnalisées à l’aide de la roue crantée, comme pour les listes de matériels.

Cette liste est également exportable au format Excel.

4. Alertes de fin de contrats

L’alerte « Fin de contrat » vous permet d’être alerté quand l’échéance ou la limite d’utlisation d’un de vos contrat approche.

La mise en place de cette alerte prends quelques secondes :

  • Créez une nouvelle alerte depuis la page « Gérer mes alertes« , à l’aide du bouton « Nouvelle alerte« .
  • Sélectionnez le type d’alerte « Fin de contrat » et renseignez les paramètres de l’alerte :

1. Définissez si vous souhaitez ou non restreindre l’alerte à des types de contrats en particulier. Sans restriction, l’alerte s’appliquera à tous les contrats de tous les matériels, y compris ceux qui vous sont partagés.

2. Renseignez combien de jours/heures/kilomètres avant l’échéance des contrats vous souhaitez être alerté.

Alerte de fin de contrat
  • Poursuivez en définissant à quels matériels s’applique cette alerte (l’ensemble du parc en général),
  • Configurez les notifications instantanées et/ou autorisez l’ajout de cette alerte aux récapitulatifs de vos utilisateurs,
  • Nommez votre alerte puis validez.

     

      Nouveauté : vous pouvez désormais gérer vos propres catégories de matériels

      Nos clients gèrent dans ShareMat des catégories de matériels de plus en plus variées.

      Afin de permettre à chacun une plus grande souplesse, chaque organisation a désormais la possibilité de gérer et organiser ses propres catégories de matériels.

      1. Accéder à la gestion des catégories de votre organisation
      Une nouvelle page « Catégories » est désormais disponible pour les administrateurs uniquement dans la section « Mon organisation », accessible en haut à droite de l’application.
        Mes catégories

         

        Depuis cette page, vous affichez la liste arborescente des catégories de votre organisations.

        La liste que vous allez trouver ici a été constituée à partir des catégories que vous utilisiez parmi l’ensemble des catégories ShareMat. Vous pouvez désormais compléter cette liste et éventuellement la réorganiser.

           

          2. Modifier ou créer une catégorie

          A l’aide du bouton « Ajouter une catégorie », vous pouvez créer une nouvelle catégorie.

          Ajout catégorie

           

          • Renseignez le nom de la catégorie. Si votre organisation est configurée sur plusieurs langues, vous aurez la possibilité de traduire le nom de la catégorie. A défaut, la « langue par défaut » (le français le plus souvent) sera utilisée.
          • Sélectionnez si nécessaire la catégorie parente pour positionnez la nouvelle catégorie dans l’arborescence existante.
            Vous pouvez gérer autant de niveaux d’arborescence que vous souhaitez. Nous vous recommandons toutefois de ne pas dépasser 3 à 4 niveaux.
          • Le champs « Code » est utile notamment si vous synchronisez vos catégories avec un logiciel tiers.

          Vous pouvez modifier une catégorie depuis la liste des catégorie et la déplacer dans l’arborescence à l’aide du champs « catégorie parente ».

           

          3. Renseigner ou changer la catégorie sur vos matériels

          Le champs « Catégorie » est désormais disponible dans l’onglet « Données liées à mon organisation » de la fiche matériel.

          Une action groupée permet désormais d’affecter ou modifier la catégorie par lots depuis la liste de vos matériels.

          1. Cochez une sélection de matériel puis sélectionner l’action « Modifier la catégorie »

          Bulk categories

           

          2. Sélectionnez la catégorie à affecter à la sélection et validez. 

          Si vous sélectionnez « Aucune », les catégories éventuellement rattachées sur les matériels de la sélection seront détachée.

          Popin changement de catégorie

          Nouveauté : désactivation et suppression d’utilisateurs de votre organisation

          Ces fonctionnalités sont disponibles uniquement pour les administrateurs d’une organisation, depuis la page de modification / édition d’un utilisateur.

          Modification d'un utilisateur

           

          1. Désactivation d’un utilisateur

          Lorsque vous éditez/modifiez un utilisateur,  l’action « Désactiver l’utilisateur » est disponible.

          Quand vous désactivez un utilisateur :

          • La session de l’utilisateur est immédiatement interrompue,
          • Il ne peut plus se connecter à ShareMat,
          • Son compte utilisateur reste enregistré dans ShareMat et lié à votre organisation,
          • Les références à cet utilisateur sont conservées (contact référent d’un matériel, contact technique ou commercial, référent chantier…),
          • Ses actions (création de fiche matériel, actions l’historique d’une interventions) sont conservées et toujours affichées.

          La désactivation est réservible : vous pouvez réactiver une utilisateur désactivé.

          Il est possible d’afficher tous les utilisateurs déscativés de mon organisation à l’aide du filtre dédié sur la page de liste des utilisateurs de mon organisation.

          2. Suppression d’un utilisateur

          La suppression d’un utilisateur est possible depuis le bouton « Supprimer l’utilisateur » sur la page d’un utilisateur. 

          La suppression  d’un utilisateur est irréversible.

          Quand vous supprimez un utilisateur :

          • La session de l’utilisateur est immédiatement interrompue,
          • Il ne peut plus se connecter à ShareMat,
          • Son compte utilisateur et ses données personnelles sont définitivement supprimées,
          • Ses actions (création de fiche matériel, actions dans l’historique d’une intervention…) sont conservées mais anonymisées. Elle apparaitront désormais réalisées en tant que « Anonyme ».
          • Les références à cet utilisateur (contact référent d’un matériel, contact technique ou commercial, référent chantier) seront :
            • Soit remplacée par la référence à un autre utlisateur (voir ci-dessous, sur la page de confirmation de suppression),
            • Soit supprimées si vous ne sélectionnez aucun utilisateur.
            Confirmation de suppression

            Nouveau module de maintenance : tout ce que vous avez à savoir

            Le nouveau  module Maintenance de ShareMat est en ligne, vous bénéficiez dès à présent de nombreuses améliorations et nouvelles fonctionnalités.

            Voici en quelque minutes ce qu’il faut savoir pour bénéficier au mieux de ces améliorations :

            1. Bascule / migration vers le nouveau module de maintenance,

            2. Gestion centralisée des types d’interventions et profils de maintenance (administrateurs)

            3. Affectation d’un profil de maintenance

            4. Gestion des interventions : les nouveautés

            1. Bascule / migration vers le nouveau système

            Les différentes configurations que vous utilisiez sur vos profils d’entretien ont été converties en types d’intervention et profils de maintenance.

            Concrètement, nous avons généré autant de profils de maintenance que de configurations de maintenance uniques sur votre parc.

            Si vous êtes administrateur de votre organisation, une nouvelle section dédiée est disponible et vous permet de consulter ces configurations créées automatiquement.

            2. Gestion centralisée des types d’interventions et profils de maintenance (administrateurs)

            La configuration des pas et règles de maintenance ne se configure plus matériel par matériel, mais est gérée de manière centralisée.

            En tant qu’administrateur de votre organisation, vous pouvez :

            Cela implique également les comportements suivants :

            • la modification d’un profil de maintenance affectera tous les matériels auxquels ce profil de maintenance est affecté,
              Par exemple, ajouter un type d’intervention « Contrôle anti-pollution » à un profil de maintenance permettra de l’ajouter à l’ensemble des matériels qui ont ce profil de maintenance.
            • la modification d’un type d’intervention faisant partie d’un ou plusieurs profils de maintenance affectera l’ensemble des matériels ayant ce type d’intervention.
              Par exemple, le changement de périodicité sur le type d’intervention « Contrôle anti-pollution » affectera instantanéement l’ensemble des matériels avec ce type d’intervention.

             

            3. Affectation du profil de maintenance à un matériel
            Lors de la création d’un nouveau matériel

            Une nouvelle section « profil de maintenance » est disponible lors de la création d’un matériel.

            Elle permet :

            • De sélectionner un profil de maintenance
            • Pour chaque type d’intervention périodique, de pouvoir initialiser la configuration avec date/compteur de dernière réalisation

             

            Ajout d'un profil de maintenance
            Sur un matériel existant

            Chacun de vos matériels dont le profil d’entretien est configuré dispose désormais d’un profil de maintenance, consultable et modifiable depuis la fiche matériel, onglet « Maintenance > Profil de maintenance ».

            Profil de maintenance

            Depuis cette page, vous pouvez :

            • Changer de profil de maintenance, pour sélectionner un autre profil que vous avez créé dans mes profils de maintenance, en cliquant sur « modifier le profil de maintenance ».
            • Compléter ou modifier les intervenants spécifiquement pour ce matériel, en cliquant sur « modifier la configuration » (voir interface ci-dessous).
            Modification de la configuration des maintenances du matériel
            4. Gestion des interventions : les nouveautés

            De nombreuses améliorations ont été apportées à la gestion des interventions, parmi lesquelles :

            • La possibilité de déclarer une intervention de plusieurs types (VGP + entretien périodique par exemple)
            • Une nouvelle interface qui distingue mieux les 3 étapes de l’intervention, et apporte un historique complet des actions sur cette intervention (en partie droite de la page ci-dessous)
            Intervention

             

            • La possibilité de choisir qui vous souhaitez notifier parmi les parties-prenantes identifiées sur le matériel
            Notifications

             Et de nombreuses autres améliorations que vous nous avez glissées à l’oreille ces derniers mois.

            De questions sur ces nouvelles fonctionnalités ? Vous pouvez contacter directement notre équipe.

            (Re) découvrez les récapitulatifs email des alertes

            Notre module d’alertes vous permettait jusqu’à présent d’être notifié immédiatement à chaque évènement d’une alerte. Vous recevez donc les notifications « au fil de l’eau ».

            Nous venons d’ajouter la possibilité pour les utilisateurs de ShareMat de créer et configurer leurs propres emails de récapitulatifs sur les alertes. 

            Découvrez ci-dessous comment les mettre en place.

            1. Activez l’option « Récapitulatif » sur vos alertes 
            Activation récapitulatif

            Lorsque vous créez ou modifiez une alerte, vous pouvez désormais activer l’option « Récapitulatif ».

            Vous pouvez alors définir quel(s) utilisateur(s) ou quel(s) groupe(s) d’utilisateur(s) sont autorisés à ajouter cette alerte à leur récapitulatif.

            Cette action ne suffit pas à ajouter l’alerte à votre récapitulatif.  L’étape suivante le permet.

             

            2. Créez et configurez votre récapitulatif

            Vous pouvez désormais créer vos propres récapitulatifs emails sur la page « Récapitulatifs des alertes« , accessible depuis l’onglet « Profil » situé en haut à droite de l’écran.

            Liste des récapitulatifs

            Vous pourrez depuis cette page créer un ou plusieurs récapitulatif(s) à l’aide du bouton « Nouveau récapitulatif« .

            Pour chacun de vos récapitulatifs, définissez :

            • Un nom / titre,
            • Une périodicité, par exemple :
              • 1 fois par semaine, le lundi à 9.00,
              • 1 fois par mois, le dernier jour du mois à 12.00
            • Les alertes contenues dans ce récapitulatif. Vous pouvez ajouter autant d’alertes que vous souhaitez, à condition :
              • que l’option « récapitulatif » soit bien activée dans les paramètres de notifications de l’alerte,
              • que vous soyez bien autorisé à la réception de cette alerte.
            Nouveau récap

            De questions sur ces nouvelles fonctionnalités ? Vous pouvez contacter directement notre équipe.