Nos clients gèrent dans ShareMat des catégories de matériels de plus en plus variées.

Afin de permettre à chacun une plus grande souplesse, chaque organisation a désormais la possibilité de gérer et organiser ses propres catégories de matériels.

1. Accéder à la gestion des catégories de votre organisation

Depuis cette page, vous affichez la liste arborescente des catégories de votre organisations.

La liste que vous allez trouver ici a été constituée à partir des catégories que vous utilisiez parmi l’ensemble des catégories ShareMat. Vous pouvez désormais compléter cette liste et éventuellement la réorganiser.

2. Modifier ou créer une catégorie

A l’aide du bouton « Ajouter une catégorie », vous pouvez créer une nouvelle catégorie.

• Renseignez le nom de la catégorie. Si votre organisation est configurée sur plusieurs langues, vous aurez la possibilité de traduire le nom de la catégorie. A défaut, la « langue par défaut » (le français le plus souvent) sera utilisée.
• Sélectionnez si nécessaire la catégorie parente pour positionnez la nouvelle catégorie dans l’arborescence existante.
  Vous pouvez gérer autant de niveaux d’arborescence que vous souhaitez. Nous vous recommandons toutefois de ne pas dépasser 3 à 4 niveaux.
• Le champs « Code » est utile notamment si vous synchronisez vos catégories avec un logiciel tiers.

Vous pouvez modifier une catégorie depuis la liste des catégorie et la déplacer dans l’arborescence à l’aide du champs « catégorie parente ».

3. Renseigner ou changer la catégorie sur vos matériels

Le champs « Catégorie » est désormais disponible dans l’onglet « Données liées à mon organisation » de la fiche matériel.

Une action groupée permet désormais d’affecter ou modifier la catégorie par lots depuis la liste de vos matériels.

1. Cochez une sélection de matériel puis sélectionner l’action « Modifier la catégorie »

2. Sélectionnez la catégorie à affecter à la sélection et validez. 

Si vous sélectionnez « Aucune », les catégories éventuellement rattachées sur les matériels de la sélection seront détachée.

Ces fonctionnalités sont disponibles uniquement pour les administrateurs d’une organisation, depuis la page de modification / édition d’un utilisateur.

1. Désactivation d’un utilisateur

Lorsque vous éditez/modifiez un utilisateur,  l’action « Désactiver l’utilisateur » est disponible.

Quand vous désactivez un utilisateur :

• La session de l’utilisateur est immédiatement interrompue,
• Il ne peut plus se connecter à ShareMat,
• Son compte utilisateur reste enregistré dans ShareMat et lié à votre organisation,
• Les références à cet utilisateur sont conservées (contact référent d’un matériel, contact technique ou commercial, référent chantier…),
• Ses actions (création de fiche matériel, actions l’historique d’une interventions) sont conservées et toujours affichées.

La désactivation est réservible : vous pouvez réactiver une utilisateur désactivé.

Il est possible d’afficher tous les utilisateurs déscativés de mon organisation à l’aide du filtre dédié sur la page de liste des utilisateurs de mon organisation.

2. Suppression d’un utilisateur

La suppression d’un utilisateur est possible depuis le bouton « Supprimer l’utilisateur » sur la page d’un utilisateur. 

La suppression  d’un utilisateur est irréversible.

Quand vous supprimez un utilisateur :

• La session de l’utilisateur est immédiatement interrompue,
• Il ne peut plus se connecter à ShareMat,
• Son compte utilisateur et ses données personnelles sont définitivement supprimées,
• Ses actions (création de fiche matériel, actions dans l’historique d’une intervention…) sont conservées mais anonymisées. Elle apparaitront désormais réalisées en tant que « Anonyme ».
• Les références à cet utilisateur (contact référent d’un matériel, contact technique ou commercial, référent chantier) seront :
  • Soit remplacée par la référence à un autre utlisateur (voir ci-dessous, sur la page de confirmation de suppression),
  • Soit supprimées si vous ne sélectionnez aucun utilisateur.

Le nouveau  module Maintenance de ShareMat est en ligne, vous bénéficiez dès à présent de nombreuses améliorations et nouvelles fonctionnalités.

Voici en quelque minutes ce qu’il faut savoir pour bénéficier au mieux de ces améliorations :

1. Bascule / migration vers le nouveau module de maintenance,

2. Gestion centralisée des types d’interventions et profils de maintenance (administrateurs)

3. Affectation d’un profil de maintenance

4. Gestion des interventions : les nouveautés

1. Bascule / migration vers le nouveau système

Les différentes configurations que vous utilisiez sur vos profils d’entretien ont été converties en types d’intervention et profils de maintenance.

Concrètement, nous avons généré autant de profils de maintenance que de configurations de maintenance uniques sur votre parc.

Si vous êtes administrateur de votre organisation, une nouvelle section dédiée est disponible et vous permet de consulter ces configurations créées automatiquement.

2. Gestion centralisée des types d’interventions et profils de maintenance (administrateurs)

La configuration des pas et règles de maintenance ne se configure plus matériel par matériel, mais est gérée de manière centralisée.

En tant qu’administrateur de votre organisation, vous pouvez :

• Créer vos propres types d’interventions personnalisés, périodiques ou non avec de multiples options
• Les regrouper par « profil de maintenance »
• Affecter ces profils de maintenance aux matériels (voir paragraphe suivant)

Cela implique également les comportements suivants :

• la modification d’un profil de maintenance affectera tous les matériels auxquels ce profil de maintenance est affecté,
  Par exemple, ajouter un type d’intervention « Contrôle anti-pollution » à un profil de maintenance permettra de l’ajouter à l’ensemble des matériels qui ont ce profil de maintenance.
• la modification d’un type d’intervention faisant partie d’un ou plusieurs profils de maintenance affectera l’ensemble des matériels ayant ce type d’intervention.
  Par exemple, le changement de périodicité sur le type d’intervention « Contrôle anti-pollution » affectera instantanéement l’ensemble des matériels avec ce type d’intervention.

3. Affectation du profil de maintenance à un matériel

Lors de la création d’un nouveau matériel

Une nouvelle section « profil de maintenance » est disponible lors de la création d’un matériel.

Elle permet :

• De sélectionner un profil de maintenance
• Pour chaque type d’intervention périodique, de pouvoir initialiser la configuration avec date/compteur de dernière réalisation

Sur un matériel existant

Chacun de vos matériels dont le profil d’entretien est configuré dispose désormais d’un profil de maintenance, consultable et modifiable depuis la fiche matériel, onglet « Maintenance > Profil de maintenance ».

Depuis cette page, vous pouvez :

• Changer de profil de maintenance, pour sélectionner un autre profil que vous avez créé dans mes profils de maintenance, en cliquant sur « modifier le profil de maintenance ».
• Compléter ou modifier les intervenants spécifiquement pour ce matériel, en cliquant sur « modifier la configuration » (voir interface ci-dessous).

4. Gestion des interventions : les nouveautés

De nombreuses améliorations ont été apportées à la gestion des interventions, parmi lesquelles :

• La possibilité de déclarer une intervention de plusieurs types (VGP + entretien périodique par exemple)
• Une nouvelle interface qui distingue mieux les 3 étapes de l’intervention, et apporte un historique complet des actions sur cette intervention (en partie droite de la page ci-dessous)

• La possibilité de choisir qui vous souhaitez notifier parmi les parties-prenantes identifiées sur le matériel

 Et de nombreuses autres améliorations que vous nous avez glissées à l’oreille ces derniers mois.

De questions sur ces nouvelles fonctionnalités ? Vous pouvez contacter directement notre équipe.

Notre module d’alertes vous permettait jusqu’à présent d’être notifié immédiatement à chaque évènement d’une alerte. Vous recevez donc les notifications « au fil de l’eau ».

Nous venons d’ajouter la possibilité pour les utilisateurs de ShareMat de créer et configurer leurs propres emails de récapitulatifs sur les alertes. 

Découvrez ci-dessous comment les mettre en place.

1. Activez l’option « Récapitulatif » sur vos alertes 

Lorsque vous créez ou modifiez une alerte, vous pouvez désormais activer l’option « Récapitulatif ».

Vous pouvez alors définir quel(s) utilisateur(s) ou quel(s) groupe(s) d’utilisateur(s) sont autorisés à ajouter cette alerte à leur récapitulatif.

Cette action ne suffit pas à ajouter l’alerte à votre récapitulatif.  L’étape suivante le permet.

2. Créez et configurez votre récapitulatif

Vous pouvez désormais créer vos propres récapitulatifs emails sur la page « Récapitulatifs des alertes« , accessible depuis l’onglet « Profil » situé en haut à droite de l’écran.

Vous pourrez depuis cette page créer un ou plusieurs récapitulatif(s) à l’aide du bouton « Nouveau récapitulatif« .

Pour chacun de vos récapitulatifs, définissez :

• Un nom / titre,
• Une périodicité, par exemple :
  • 1 fois par semaine, le lundi à 9.00,
  • 1 fois par mois, le dernier jour du mois à 12.00
• Les alertes contenues dans ce récapitulatif. Vous pouvez ajouter autant d’alertes que vous souhaitez, à condition :
  • que l’option « récapitulatif » soit bien activée dans les paramètres de notifications de l’alerte,
  • que vous soyez bien autorisé à la réception de cette alerte.

De questions sur ces nouvelles fonctionnalités ? Vous pouvez contacter directement notre équipe.

Le nouveau module d’alerte est en cours de déploiement.

Si ce n’est pas déjà le cas ? Vous le verrez prochainement apparaître sur votre application ShareMat, ou vous pouvez nous-contacter pour en bénéficier dès maintenant.

Découvrez ci-dessous les principales fonctionnalités et nouveautés.

De nouveaux types d’alertes et fonctionnalités feront leurs apparition ces prochaines semaines pour répondre à de nouveaux besoins et cas d’usage. Nous ne manquerons pas de vous en tenir informés !

De questions sur ces nouvelles fonctionnalités ? Vous pouvez contacter directement notre équipe.

Nous vous souhaitons une excellente année 2023, et profitons de ces voeux pour vous présenter les nouveautés du mois de janvier.